FORMULARIOS

¿Qué es un formulario y para qué se utiliza?
Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
.
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

¿Cuál es la estructura de un formulario?

Los formularios son elementos que permitirán al visitante interactuar con nuestra página.
Los formularios interpretan las acciones que una persona realiza sobre nuestra página y obtiene en consecuencia determinada respuesta. El proceso de estos datos se realiza mediante un programa ejecutable CGI o de lenguaje de script (PERL, ASP, etc.) en el ordenador de nuestro servidor. Este tipo de programas se escapa al nivel pretendido en estas lecciones por lo que no lo veremos aquí.
Lo que sí podremos hacer de forma inmediata, y sin necesidad de conocer estos lenguages de programación, es pedir información al visitante y que esta información sea enviada a nuestra cuenta de correo electrónico. Esto sólo será posible si el visitante dispone en su ordenador de un programa de correo, por ejemplo el Outlook de Microsoft, y a través de éste se enviará la información solicitada.
La etiqueta que define un formulario es

. Su estructura y sus atributos son los siguientes:
En resumen la etiqueta actua en primer lugar como contenedor de los elementos del formulario y en segundo lugar indica la acción a desarrollar con el mismo.

¿Cuáles son las formas de crear un formulario?

Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.


Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.




Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:

-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.

-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.

-Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.


Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:

-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.

-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.

-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.

-Pulsar Aceptar.

Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.


¿Cuál es la Importancia del cuadro de controles?

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

FORMULARIO